Hoje em dia é comum usar o correio eletrónico de modo a atingir o público alvo, para enviar publicidade, apresentar serviços assim como produtos através de newsletter aos subscritores, comunicar com clientes, fornecedores, mas mais comum ainda são os e-mails irem para a caixa de spam e isso é um pesadelo para ti e chato para o destinatário.
Mesmo que o teu e-mail seja apenas marketing para divulgar o teu produto, serviço, sem intenção de roubar dados, mas não tendo permissão prévia do destinatário, é considerado spam. Desde que o SPAM surgiu, este causou um dos principais problemas de comunicação eletrónica em geral, ou seja, o envio em massa de mensagens e e-mails não solicitados. Assim torna-se um problema para os teus e-mails serem entregues aos destinatários pois a maioria fica esquecido na caixa de SPAM.
No entanto é possível evitar que o e-mail vá para SPAM com algumas ações! Continua a ler para encontrares formas de contornar o SPAM, saber mais sobre o SPAM, como medir a pontuação SPAM do e-mail, registos de domínio para evitar que ir parar ao SPAM, entre outros aspetos. Vamos a isso?
Índice
O que é SPAM?
SPAM deriva da expressão em inglês “Sending And Posting Advertisement in Mass”. Mas a expressão tem origem em um produto alimentar, a carne enlatada, com o mesmo nome. Depois surgiu por um grupo humorístico britânico “Monty Python” após tanto usarem a expressão.
O spam apresenta-se de diversas formas, das quais nos e-mails, nas redes sociais, através de aplicações de mensagens instantâneas (Whatsapp, Telegram, Skype entre outras), sob a forma de SEO, também em newsletters e através de partilha de links. O objetivo passa por fazer propaganda de serviços, produtos, golpes, phishing, malware para prejudicar o computador ou outro dispositivo. Os destinatários são aleatórios, assim como podem atingir centenas e mesmo milhares de pessoas ao mesmo tempo.
Porque é mau ir parar a SPAM?
20% dos e-mails nunca chegarão à caixa de entrada de cada destinatário, sendo que assim os teus e-mails nunca serão entregues ao teu público-alvo e isso acaba por ser um desperdício de dinheiro. Cada servidor tem as suas diretrizes para receber os e-mails. Plataformas de e-mail como Gmail, Outlook, entre outras populares dão importância com o que é enviado a cada destinatário, filtrando e bloqueando tudo o que é spam. Também como as leis de privacidade e proteção online estão cada vez mais rigorosas, faz com que seja mais os teus emails dirigidos aos destinatários estarem na caixa de entrada.
As pessoas podem marcar a newsletter como spam e isso também pode prejudicar a reputação do teu domínio. Se o teu domínio tem má reputação, o e-mail pode ser eliminado pelo servidor do destinatário sem que tu ou o destinatário recebam alguma notificação do sucedido. O SPAM afeta e muito as ações de marketing digital além de interferir no funcionamento dos sistemas. Para além disto, podes abrir uma porta que não quererias abrir para os invasores e práticas criminosas, tendo em conta que a tua intenção não era essa.
Se o teu domínio tem má reputação, o e-mail pode ser eliminado pelo servidor do destinatário sem que tu ou o destinatário recebam alguma notificação do sucedido.
O Spam Score é uma métrica criada com o principal objetivo de identificar endereços indesejáveis. O Spam Score verifica as métricas que os ISP (Internet Service Providers) têm em conta ao decidir o que fazer com os teus e-mails, ou seja, se vão para a caixa de entrada, spam ou se são bloqueados. De modo geral, na faixa dos 90 a 100 pontos estão as melhores newsletters, e a entrega em torno de 95%. Resumidamente, se tiver boa pontuação através do Spam Score os e-mails serão entregues aos destinatários, caso contrário, existe a possibilidade de irem para spam ou nem chegarem aos destinatários.
Como medir a pontuação SPAM do email
Partilhamos contigo uma ferramenta que faz um diagnóstico ao teu e-mail. O Mail Tester verifica se o teu e-mail está na lista negra bem como os protocolos de autenticação. É uma plataforma que te dá todas as informações necessárias. É também uma ferramenta gratuita, eficiente e simples de testar a qualidade dos e-mails. O resultado fica disponível por apenas 7 dias. Se fizeres novo teste antes dos 7 dias, o anterior é eliminado automaticamente. Desta maneira sabes se o teu e-mail é considerado SPAM e se os mesmos são entregues a cada destinatário.
Continua a ler porque vamos ensinar-te passo a passo como verificar a medição SPAM do teu e-mail com o Mail Tester.
- Passo 1 – Entra no site Mail Tester e através do teu software de e-mail envia uma mensagem para o endereço de e-mail que é gerado de forma aleatória assim que entras no site e de seguida é só clicar para verificar a tua pontuação. É importante enviar um e-mail bem construído e não apenas escrever por exemplo “teste” e enviar. Assim, o site acusará certamente nível de SPAM porque muitos e-mails são enviados da mesma forma.
- Passo 2 – Feito isso, aparecerá um barco a remar, que está a medir a pontuação do teu e-mail.
- Passo 3 – O site Mail Tester analisa o teu e-mail bem como o servidor. Mostra um relatório detalhado se está num blacklist, em que aspetos a mensagem pode ser melhorada, se está totalmente autenticado, entre outros.
Registos de domínio para evitar ir parar ao SPAM
Para quem não sabe, os registos TXT são um componente essencial e um tipo de registo das DNS, que inclui informação sobre texto de fontes fora do teu domínio. Podes usar os registos TXT para diversas finalidades, mas o Google usa esses mesmos registos para averiguar a propriedade do domínio em questão e assegura a proteção do teu e-mail.
Existem vários métodos que são os mais comuns de autenticação de e-mail. São eles o Domain Keys Indentified Mail (DKIM), o Sender Policy Freamework (SPF) e o Domain-Based Message Authentication, Reporting & Conformance (DMARC). Aos serem configurados corretamente, irão evitar que os e-mails sejam falsificados e ainda rastrear as tentativas de serem falsificados.
Se os teus registos DNS, SPF, DKIM e/ou DMARC estiverem mal configurados, mesmo que os teus e-mails sejam fidedignos, a autenticação pode falhar e serem marcados de SPAM. Bastam quebras de linhas, espaços indesejados, ou mesmo até uma vírgula e um ponto final em falta. São pequenos detalhes mas que podem ser erros de sintaxe que fazem com que invalidam o registo DNS. Tem sempre em atenção durante a implementação da escrita.
Ao carregar um novo registo TXT com informação pormenorizada incluídas ou apenas editar o registo TXT atual, o administrador pode comprovar que eles controlam o domínio. Através da ferramenta ou pelo provedor de nuvem é possível verificar o registo TXT e ver se foi alterado conforme requisitado. Por exemplo, é sensivelmente o mesmo quando um utilizador confirma o endereço de e-mail ao abrir e clicar num link que foi enviado para o e-mail, para assim provar que é o administrador do endereço.
Registo TXT DKIM – Domain Keys Identified Mail
Domain Keys Identified (DKIM) é um método de autenticação de e-mail que impossibilita que spammers e outras fontes maliciosas se façam passar por um domínio fidedigno.
O DKIM é constituído por dois elementos principais: O DKIM é que é armazenado nos registos do DNS para o domínio, e o cabeçalho DKIM, que é anexado a todos os e-mails do domínio. Se o domínio, os e-mails e o site estão hospedados no mesmo provedor, tu terás o DKIM instalado automaticamente. Se caso não estejam no mesmo provedor terá que ser solicitado ao provedor de e-mail um código e adicionar ao teu DNS.
O DKIM usa esquemas de assinatura digital que são baseados em criptografia de chave pública, assim consegue autenticar a origem de um e-mail e confirmar que este realmente é de um servidor que envia e-mails do domínio em questão. Desta forma é usado duas chaves criptográficas, tais como a chave privada e a chave pública. A chave privada é enviada ao remetente para assinar as mensagens e a chave pública para o destinatário assinar mensagens. As chaves não geradas pelo provedor de e-mails ao administrador do domínio, que guarda a chave pública num registo DNS disponível e público, que é o registo DKIM.
Registo TXT SPF – Sender Policy Framework
O registo Sender Policy Framework (SPF) é um tipo de registo de TXT que permite identificar os servidores de correio que têm autorização para enviar e-mails em nome do teu domínio. É uma configuração imprescindível e eficaz que deverá estar ativada no teu domínio. O registo detalha todos os endereços IP de cada servidor autorizado a enviar e-mail, mas no caso em que os e-mails sejam recebidos de IPs diferentes do que estão configurados, os e-mails serão rejeitados.
Quando tu respondes a um cliente ou envias outro tipo de e-mail, o servidor do cliente fará as questões seguintes:
- Quem enviou este e-mail?
- O remetente tem permissão para enviar o e-mail em nome deste domínio?
Mas supõe que o teu e-mail é loja@domínio.pt o “quem” é o endereço e o “remetente” és tu. Sem um registo SPF em que seja específico que o remetente és tu, é provável que o teu e-mail irá para a caixa SPAM. Se existir um registo SPF então sim, é provável que o destinatário receberá o teu e-mail sem ir parar à caixa de SPAM, por isso é tão importante ter registo SPF.
Registo TXT DMARC – Domain-based Message Authentication Reporting Conformance
O Domain-based Message Authentication Reporting Conformance (DMARC) é um sistema de registo de validação de identidade através dos e-mails. O registo DMARC auxilia na proteção do teu domínio de ser utilizado para enviar e-mails SPAM. Assim, a tua identidade pessoal e/ou da empresa não terá problemas de SPAM.
Uma política DMARC diz ao servidor recetor de e-mails o que deve fazer após analisar o SPF de um domínio juntamente com o registo DKIM. Os registos DMARC, DKIM e SPF juntos, funcionam como uma verificação de antecedentes dos remetentes de e-mail, para desta forma saberem que os remetentes são realmente fidedignos. Para o DMARC ser vantajoso os registos DKIM e SPF têm que estar ativados no teu domínio.
As 3 políticas em que o registo DMARC pode aplicar são:
- None: Apenas monitorizar;
- Quarentena: Coloca as mensagens que falham em quarentena, o que por norma, é enviado para SPAM;
- Rejeitar: Não entrega as mensagens que falham na autenticação e exclui.
O registo DMARC auxilia na proteção do teu domínio de ser utilizado para enviar e-mails SPAM.
Segundo os registos SPF e DKIM o e-mail tanto pode ser aprovado como rejeitado então a política determina se a reprovação faz com que o e-mail seja marcado ou não como SPAM e assim se é bloqueado ou entregue ao destinatário. As políticas DMARC podem conter certas instruções para enviar relatórios sobre os e-mails que são aprovados ou reprovados. Os relatórios são de uma extrema importância porque os mesmos dão aos administradores todas as informações necessárias para decidir como compor as suas políticas DMARC.
Como adicionar registos TXT
Normalmente os registos TXT podem ser adicionados no painel do teu alojamento ou através do painel onde compraste o domínio, que nem sempre é no mesmo local que o alojamento. No caso de o fazeres diretamente no teu alojamento e este conta com algum dos painéis de controlo mais populares como cPanel ou Plesk, terás um campo denominado “Gestor / Editor de Zonas” onde poderás colocar todos os registos TXT necessários. Se for em alternativa num gestor de domínios, poderás já não ter essa sorte pois nem sempre estes gestores permitem editar registos.
Para adicionar registos TXT de uma forma genérica, é só seguires os passos seguintes:
- Fazer login no teu alojamento de domínio;
- Localizar os registos TXT do teu domínio nessa mesma página;
- Adicionar um registo para o domínio que tu queres e cada subdomínio correspondente;
- Salvar as alterações executadas e aguarda até que entrem em vigor. Pode demorar em torno de alguns minutos ou até 72 horas, dependendo do alojamento ou da plataforma responsável pelo domínio.
É crucial certas configurações como já foram abordadas acima, que remete a adicionar os registos TXT. Como podes ver, a configuração de certa forma é fácil e assim evitas que os teus e-mails vão parar à caixa de SPAM, tendo em conta que o teu negócio depende totalmente ou mesmo que seja parcialmente do envio de newsletters, e-mails a clientes.
Em caso de dúvida ou se precisares de ajudar na otimização do envio dos teus emails, na LeiriDigital podemos auxiliar-te a melhorar a entrega de emails com estas e outras ações.
